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O plano de trabalho do Pólis para o período 2005-2008 é estruturado por programas. A adoção desse tipo de estrutura tem o intuito de promover a integração das atividades, sem descaracterizar as áreas de trabalho constituídas. Pretende-se que esta maior integração potencialize o impacto dos acúmulos construídos pelo Pólis ao longo de sua história.
Organizar a ação do Pólis por programas traz a idéia de níveis de organização do trabalho e de distinção entre resultados e produtos. O programa representa o nível máximo de organização do trabalho: cada programa é subdividido em unidades menores que se articulam logicamente em torno do objetivo e dos resultados. Estas unidades são os projetos, caracterizados por um conjunto de atividades que dão conta de parte dos objetivos e resultados do programa e que podem ser executadas como uma atividade autônoma, materializando-se nos resultados específicos do programa.
Cada um dos programas é gerido por uma instância colegiada de definição estratégica, monitoramento e avaliação do programa. Esses colegiados têm um número pequeno de membros, e serão constituídos pelos coordenadores de projetos e de áreas mais diretamente envolvidos no programa. Reúnem-se periodicamente, com o objetivo de fazer as discussões políticas e institucionais necessárias à realização do programa. Além disso, têm a responsabilidade de avaliar o andamento do programa, de maneira integrada ao sistema de monitoramento e avaliação.
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